Privacy policy
Last updated: 13 August 2026· Entry into force: 14 August 2026
At Okoumé, we respect your privacy and are committed to protecting your personal information.
This policy explains what data we collect, why, with whom we share it, how long we retain it and what your rights are. It applies to our website and all our services.
We are based in South Africa. Our processing is governed by the Protection of Personal Information Act (POPIA, Act No. 4 of 2013). For visitors residing in the European Union, we also apply the General Data Protection Regulation (GDPR).
The rights described in this policy are granted to any person, regardless of their country of residence. Our users live mainly in Gabon and South Africa, and it would not be justifiable to reserve these protections for a single region.
1. Who is responsible for your data?
Okoumé, service of PRADeXPERIENCE
Address: 203 Blauwberg Road, Table View, Cape Town, 7441, South Africa
Email: hello@okou.me
WhatsApp : +27 67 212 7960
Site : https://okou.me
For the purposes of POPIA, Okoumé acts as a data controller (responsible party) for the data described below.
Information Officer Data Protection Officer
Name: Pradino
Email: hello@okou.me
2. The data we collect
2.1 Information you provide to us
During an initial contact or consultation: first name and surname, email address, telephone or WhatsApp number, country of residence, and any information you choose to provide to us.
When requesting a trip or joining the waiting list: proposed dates, departure city, number of travellers (adults, children, infants), indicative budget, points of interest and any additional information you would like to include.
During study support: degrees, transcripts, birth certificates, passport copies, financial proofs, language test results and documents required by institutions or immigration authorities.
During a relocation support session: professional information, household composition, documents required by the South African authorities.
During a medical appointment: medical documents and health information. This data is subject to enhanced protections — see section 4.
2.2 Automatically collected information
When you visit our site: IP address, browser type, device information, pages viewed, date and time of visit. This data helps us improve the site and understand how it is used.
2.3 What we do not collect
We do not collect never full bank details, card numbers or payment identifiers. Payments intended for institutions — universities, schools, hospitals, accommodation providers — are made directly by you from these establishments. We do not hold these funds and do not have access to this information.
3. Pourquoi nous utilisons vos données, et sur quel fondement
| Finalité | Fondement POPIA | Fondement RGPD |
|---|---|---|
| Répondre à vos demandes | Consentement | Consentement |
| Fournir les services demandés | Exécution d’un contrat | Exécution d’un contrat |
| Constituer un dossier auprès d’un établissement ou d’une administration | Consentement / contrat | Consentement / contrat |
| Améliorer le site et nos services | Intérêt légitime | Intérêt légitime |
| Prévenir la fraude et les usages abusifs | Intérêt légitime | Intérêt légitime |
| Satisfaire à nos obligations légales | Obligation légale | Obligation légale |
| Vous informer d’un nouveau départ (liste d’attente) | Consentement | Consentement |
Nous ne vendons jamais vos données personnelles. Nous ne les échangeons ni ne les louons à des tiers à des fins commerciales.
4. Données de santé et informations particulières
Cette section concerne les personnes accompagnées dans le cadre d’un déplacement médical.
Les informations relatives à votre santé constituent des informations personnelles particulières au sens de POPIA. Leur traitement est en principe interdit, sauf autorisation légale — celle que nous appliquons étant votre consentement écrit.
Nos engagements
- Rien n’est transmis sans consentement écrit préalable. Un formulaire distinct précise quels documents sont concernés, à qui ils sont transmis, dans quel but et pour combien de temps.
- Nous ne traduisons pas nous-mêmes les documents médicaux. Ils sont confiés à des traducteurs spécialisés, liés par un engagement écrit de confidentialité.
- Nous ne posons aucun diagnostic et ne formulons aucun avis médical. Okoumé n’est pas un établissement de santé et n’emploie aucun professionnel de santé.
- Les destinataires vous sont nommés avant tout envoi.
- Vous pouvez retirer votre consentement par écrit à tout moment. Le retrait met fin aux transmissions futures ; il ne peut annuler les communications déjà légitimement effectuées à un établissement pour votre prise en charge.
Une réglementation spécifique aux données de santé s’applique en Afrique du Sud depuis mars 2026. Nos pratiques sont alignées sur ces exigences.
5. Données concernant des enfants
Certains de nos services concernent des mineurs : scolarisation, voyages en famille, accompagnement médical d’un enfant.
Les données personnelles d’un enfant ne sont traitées qu’avec le consentement d’une personne compétente — en règle générale un parent ou le représentant légal — et uniquement dans la mesure nécessaire au service demandé.
Nous ne sollicitons jamais directement de données auprès d’un mineur.
6. Avec qui nous partageons vos données
Nous ne partageons vos informations qu’avec les destinataires nécessaires au service que vous nous demandez.
| Destinataire | Ce qui est partagé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Hébergeur du site | Données techniques, contenus des formulaires | Fonctionnement du site |
| Prestataire d’envoi de courriels | Nom, adresse électronique, message | Acheminement de nos réponses |
| Outil de prise de rendez-vous | Nom, adresse électronique, créneau | Organisation des consultations |
| WhatsApp (Meta) | Votre numéro et vos messages | Échange par WhatsApp, à votre initiative |
| Traducteurs spécialisés | Documents à traduire | Traduction, sous confidentialité écrite |
| Universités, écoles, écoles de langue | Dossier de candidature | Instruction de votre candidature |
| Établissements de santé et praticiens | Dossier médical | Évaluation de votre prise en charge |
| Autorités d’immigration et centres de dépôt | Pièces exigées | Instruction de votre demande de visa |
| Prestataires de voyage et d’hébergement | Nom, dates, nombre de voyageurs | Réservations à votre demande |
Chaque destinataire est tenu de protéger vos données et de ne les traiter qu’aux fins que nous précisons.
Nous ne recevons aucune commission de la part des établissements de santé, des praticiens, des universités ou des écoles en contrepartie de l’orientation de personnes. Nos honoraires sont réglés par vous et annoncés à l’avance.
7. Transferts internationaux
Notre activité relie le Gabon et l’Afrique du Sud. Vos données circulent donc nécessairement entre les deux pays, et parfois vers d’autres pays où nos prestataires sont établis.
POPIA encadre les transferts de données hors d’Afrique du Sud. Nous nous appuyons sur les fondements suivants :
- votre consentement au transfert ;
- la nécessité d’exécuter le contrat conclu avec vous, ou des mesures précontractuelles prises à votre demande ;
- des garanties contractuelles imposant à nos prestataires un niveau de protection comparable.
Pour les visiteurs résidant dans l’Union européenne, nous prenons les mesures raisonnables pour maintenir un niveau de protection conforme aux exigences du RGPD.
8. Combien de temps nous conservons vos données
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes de contact restées sans suite | 12 mois |
| Inscriptions à la liste d’attente | Jusqu’à votre désinscription, ou 24 mois d’inactivité |
| Dossiers clients (études, installation, voyage) | 5 ans après la fin de l’accompagnement |
| Documents médicaux | à compléter mois après la fin du séjour de soins, puis suppression sécurisée |
| Données comptables et pièces justificatives | Selon les durées légales sud-africaines |
| Données techniques du site | 26 mois |
À l’issue de ces durées, les données sont supprimées de manière sécurisée. Vous pouvez demander une suppression anticipée (voir section 10).
9. Prospection et communications
Nous n’envoyons de communications électroniques que dans deux cas :
- Vous nous avez donné votre accord explicite — par exemple en vous inscrivant à la liste d’attente des départs.
- Vous êtes déjà client et la communication porte sur des services similaires à ceux que vous avez sollicités.
Chaque message vous permet de vous désinscrire gratuitement et sans formalité. Le refus est immédiat et définitif.
Concernant la liste d’attente des voyages, notre engagement est précis : nous vous écrivons uniquement lorsqu’un nouveau départ est programmé. Pas de lettre d’information, pas de relance commerciale.
Nous ne partageons jamais vos coordonnées à des fins de prospection par des tiers.
10. Vos droits
Quel que soit votre pays de résidence, vous pouvez :
- accéder aux données que nous détenons sur vous ;
- corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- demander la suppression de vos données ;
- vous opposer à un traitement ou en demander la limitation ;
- retirer votre consentement à tout moment ;
- recevoir vos données dans un format exploitable (portabilité) ;
- vous plaindre auprès de l’autorité compétente.
Pour exercer ces droits, écrivez à hello@okou.me. Nous répondons dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais prévus par la loi applicable.
Nous pouvons vous demander de justifier votre identité avant de donner suite — c’est une protection pour vous.
Réclamations. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir :
- Afrique du Sud — Information Regulator (South Africa) : coordonnées à compléter
- Union européenne — l’autorité de protection des données de votre pays de résidence.
11. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : accès restreint aux dossiers, stockage sécurisé des documents sensibles, engagements écrits de confidentialité pour tout intervenant, et suppression des données à l’issue des durées prévues.
Aucun système en ligne ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.
En cas de violation de données susceptible de porter atteinte à vos droits, nous informons l’autorité compétente et les personnes concernées dans les meilleurs délais, conformément à la loi.
12. Cookies
Notre site peut utiliser des cookies ou technologies similaires pour mémoriser vos préférences, comprendre l’utilisation du site et en améliorer les performances.
Vous pouvez les contrôler ou les désactiver depuis les réglages de votre navigateur, ou via notre page de préférences des cookies.
13. Liens vers des sites tiers
Notre site contient des liens vers des sites externes — universités, administrations, sources officielles. Nous ne sommes responsables ni de leurs pratiques de confidentialité ni de leur contenu.
14. Modifications
Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Toute version actualisée est publiée sur cette page avec sa date de révision. En cas de modification substantielle, nous en informons les personnes concernées lorsque cela est possible.
15. Langue
La présente politique est publiée en français et en anglais. En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise fait foi, la loi applicable étant la loi sud-africaine.
16. Nous contacter
Okoumé, service de PRADeXPERIENCE
Courriel : hello@okou.me
WhatsApp : +27 67 212 7960
Site : https://okou.me
Information Officer : Pradino Akoue Mve et hello@okou.me
